Miron
Korzystanie z systemu zarządzania dokumentami (DMS) może pomóc w śledzeniu ważnych dokumentów firmy. Może również pomóc w zmniejszeniu ryzyka niezgodności z przepisami i prowadzić rejestr wszystkich dostępów użytkowników. Możesz również uzyskać możliwość zdalnego pobierania plików i śledzenia zmian w plikach.
Dziennik wszystkich dostępów użytkowników
Posiadanie dziennika wszystkich dostępów użytkowników do systemu DMS jest przydatne w analizie problemów. Pozwala zidentyfikować pierwotną przyczynę problemu. Na przykład, jeśli zadanie rozpoczyna się, ale nie udaje się, może to oznaczać, że istnieje problem z przenoszeniem danych. Dziennik DMS może również dostarczyć informacji o źródłowym punkcie końcowym i bazie danych. Jeśli baza danych ma ustawienia logowania uzupełniającego, można również przechwycić aktualizacje wierszy źródłowych.
Dostęp do SEER*DMS można uzyskać ze standardowego komputera stacjonarnego lub laptopa. Dostęp do niego można uzyskać również z poziomu przeglądarki internetowej. Wymaga to bezpiecznego połączenia, które można uzyskać poprzez zainstalowanie sieci VPN typu site-to-site.
Strona główna SEER*DMS zawiera podsumowanie funkcji systemu. Można przejść do tej strony klikając logo SEER*DMS w banerze lub klikając View > Home. Alternatywnie można kliknąć ikonę Konto na pasku użytkownika. Można również kliknąć przycisk Change Password na stronie Login. Jeśli masz uwierzytelnianie LDAP, przycisk Zmień hasło nie będzie widoczny.
Podczas przeglądania danych dla wielu podmiotów pomocne jest otwieranie wielu okien. Możesz przytrzymać klawisz Control, aby otworzyć nowe okno, lub zachować oryginalny ekran źródłowy. Następnie, gdy jesteś gotowy, aby go zamknąć, po prostu naciśnij ponownie klawisz sterowania. Dzięki temu możesz zachować oryginalny ekran źródłowy i zachować ten sam widok danych.
Ostatnie ponowne uruchomienie systemu jest zazwyczaj takie samo jak data wdrożenia. Jeśli trzeba ponownie uruchomić system, można to zrobić bez aktualizacji oprogramowania.
Możesz być w stanie utworzyć źródłowy punkt końcowy za pomocą Amazon Web Services Management Console lub Amazon CLI. Możesz także użyć opcji RESETLOGS w Amazon DMS. Należy jednak pamiętać, że Amazon DMS nie obsługuje proxy Oracle Automatic Storage Management (ASM) lub kolumn wirtualnych. Nie przechwytuje również zmian danych na celu z oświadczeń CREATE TABLE AS. Poza tym nie przechwytuje zmian pakietu Oracle DBMS_REDEFINTION.
Możliwość zdalnego pobierania plików
Posiadanie możliwości pobierania plików z systemu zarządzania dokumentami jest koniecznością, jeśli starasz się, aby Twoja firma odniosła sukces. Chmura jest doskonałym miejscem do przechowywania wszystkich ważnych plików i umożliwia dostęp do nich z dowolnego miejsca na świecie. Jednak posiadanie systemu zarządzania dokumentami nie jest rzeczą oczywistą i musisz podjąć niezbędne kroki, aby zapewnić bezpieczeństwo danych swojej firmy. Na szczęście istnieje kilka sposobów, aby upewnić się, że Twoje pliki są chronione.
Jednym z najprostszych sposobów, aby to osiągnąć jest rozwiązanie do zarządzania dokumentami. Jest to nie tylko łatwy sposób na przechowywanie i wyszukiwanie plików, ale także zwiększa wydajność, ponieważ nie trzeba już tracić czasu na ponowne wypełnianie dokumentów. Posiadanie rozwiązania do zarządzania dokumentami ułatwia również śledzenie zmian w plikach, ponieważ można łatwo zidentyfikować, kto i kiedy uzyskał do nich dostęp.
Zdobycie tego nieuchwytnego dokumentu nie jest tak trudne jak się wydaje. W rzeczywistości niektóre rozwiązania do zarządzania dokumentami umożliwiają dostęp do plików z domowego zacisza. Niektóre rozwiązania, takie jak GoToMyPC firmy Citrix, pozwalają nawet na zdalny dostęp do komputera. Jest to szczególnie przydatne w przypadku utraty lub uszkodzenia komputera. Jest to również dobry sposób na sprawdzenie, czy przypadkiem nie usunięto ważnych plików, co może być poważnym bólem głowy.
Korzystanie z rozwiązania do zarządzania dokumentami może uczynić Twoją firmę bardziej wydajną i bezpieczną. Jest to opłacalna inwestycja, która będzie miała pozytywny wpływ na wynik finansowy. Rozwiązanie do zarządzania dokumentami może być najlepszym sposobem na maksymalne wykorzystanie czasu pracowników.
Zmniejszenie ryzyka braku zgodności
Korzystanie z systemu zarządzania dokumentami (DMS) w celu zmniejszenia ryzyka braku zgodności może być bardzo korzystne. Pomaga ono zapewnić integralność i dokładność informacji, zarządzać harmonogramami retencji oraz zapewnić zgodność z polityką firmy.
ComplianceBridge jest jednym z rodzajów systemu zarządzania dokumentami. Pomaga on zmniejszyć ryzyko niezgodności dzięki takim funkcjom jak scentralizowana biblioteka polityki w chmurze, oprogramowanie do zarządzania ryzykiem, eskalujące przypomnienia o konieczności przeglądu dokumentacji oraz quizy kontrolne. Pozwala również liderom firm na przeglądanie decyzji podjętych w przeszłości i sprawdzanie, jak dobrze radzi sobie ich firma od momentu ich podjęcia.
FDA cGMP nakazuje stosowanie ustandaryzowanych systemów przeglądu i zmiany dokumentacji. Jednak niezgodność może być spowodowana zarówno złośliwymi, jak i niezamierzonymi błędami. Błędy te mogą wystąpić, gdy pracownicy nie wiedzą o dokumentacji lub nie przestrzegają zasad bezpieczeństwa.
Ponadto korzystanie z systemu DMS może zmniejszyć ryzyko nieautoryzowanych zmian w dokumentacji. Dokumenty są oznaczane metadanymi, a te znaczniki mogą być przeszukiwane przy użyciu różnych kryteriów. W ten sposób użytkownik może łatwo znaleźć potrzebne mu informacje.
Bezpieczeństwo dokumentów zapewnia integralność dokumentów i zapobiega nieautoryzowanym nadpisaniom. Chroni również przed utratą danych, zapewniając, że użytkownicy wprowadzają zmiany tylko w najnowszej wersji. System zapisuje również rekord tego, kto i kiedy dokonał zmian w dokumentach.
Oprogramowanie powinno również obsługiwać różne typy dokumentów. Na przykład powinno obsługiwać dokumenty wordowe, pliki PDF, pliki graficzne i arkusze kalkulacyjne. Powinno również posiadać narzędzia do organizowania informacji oraz do wyszukiwania według kryteriów zdefiniowanych przez użytkownika.
Korzystanie z systemu zarządzania dokumentami w celu zmniejszenia ryzyka niezgodności z przepisami powinno odbywać się ostrożnie. W niektórych przypadkach konieczna jest również edukacja w zakresie ryzyka i przypominanie o konieczności aktualizacji dokumentacji.
Jeśli Twoja firma posiada dużą ilość informacji, system zarządzania dokumentami może nie być kompletnym rozwiązaniem. Powinna istnieć możliwość wyszukiwania informacji na podstawie określonych kryteriów, takich jak data, godzina czy użytkownik. Powinien on również obsługiwać widok listy, jak również możliwość dołączania metadanych.
