Miron
Niezależnie od tego, jak doświadczony jesteś w zarządzaniu projektami, zawsze istnieje ryzyko popełnienia błędu. Do takich błędów zalicza się brak jasnego określenia kierunku projektu, niewłaściwe obsadzenie członków zespołu oraz niespójność procesów.
Scope creep
Identyfikacja i unikanie scope creep jest wyzwaniem w zarządzaniu projektami. Pełzanie zakresu to proces dodawania do projektu więcej pracy niż początkowo planowano. Często dzieje się tak z powodu zaangażowania w projekt nowego interesariusza. Interesariusze często chcą nadać priorytety różnym cechom produktu i mogą nie zdawać sobie sprawy, że naruszają zakres – sekcja ta została przygotowana przez autora serwisu lutostanskistomatolog.pl.
Wczesne rozpoznanie pełzania zakresu pozwala na opracowanie rozsądnego podejścia do zmiany zakresu. Możesz zacząć od zaplanowania większej liczby spotkań z interesariuszami projektu. Daje to im więcej możliwości omówienia szczegółów projektu i zapewnia, że wszyscy interesariusze są po tej samej stronie.
Śledzenie wyników projektu w odniesieniu do terminów pozwala na wczesne wykrycie problemów i utrzymanie odpowiedzialności zespołu projektowego. Pomaga to również ocenić zasadność wszelkich nowych żądań. Pomoże Ci to również zdecydować, kiedy nadszedł czas, by wyciąć zakres projektu.
Ważne jest również, aby zidentyfikować osobę podejmującą ostateczną decyzję w sprawie projektu. Może to być sponsor w organizacji lub klient. Jeśli nie jest ona zainteresowana projektem, ważne jest, aby zaangażować ją przed wprowadzeniem jakichkolwiek zmian.
Kiedy pojawia się zmiana, ważne jest, aby udokumentować żądanie zmiany i przedstawić je do zatwierdzenia. Osoba podejmująca decyzję również powinna być informowana o tym fakcie. Daje im to czas na przemyślenie zmiany i wymyślenie realnego podejścia.
Ważna jest również współpraca z interesariuszami w celu znalezienia arbitra w przypadku wystąpienia konfliktów. Najlepsi kierownicy projektów podejdą do sytuacji z równą głową. Nie będą chcieli powiedzieć klientowi „nie”, ale będą chcieli mieć pewność, że projekt idzie do przodu.
Brak struktury
Posiadanie źle dopasowanej struktury organizacyjnej jest jak żeglowanie statkiem z źle ustawionym rumplem. I jest to tylko kwestia czasu, zanim stracisz kontrolę nad swoim statkiem. Celem stworzenia sprawnej i funkcjonalnej struktury organizacyjnej jest zwiększenie efektywności, wzrost wydajności i obniżenie kosztów. Chociaż istnieje wiele narzędzi do zarządzania projektami dostępnych dla menedżerów, posiadanie odpowiedniego narzędzia do pracy jest niezbędne. Właściwe oprogramowanie może pomóc w ograniczeniu błędów, skutecznej komunikacji i zarządzaniu projektami na czas i w ramach budżetu.
Właściwe narzędzia mogą stanowić różnicę między dobrym a świetnym. Jednym z najlepszych dostępnych narzędzi jest Binfire, oparte na chmurze narzędzie do zarządzania projektami. Binfire został stworzony do zarządzania projektami każdej wielkości i oferuje kierownikom projektów zestaw funkcji, które ułatwiają życie wszystkim. Od zarządzania dokumentami po współpracę, Binfire sprawi, że Twoje projekty będą przebiegać płynnie. Binfire jest również kompatybilny z większością metodologii zarządzania projektami, w tym PMP, PRINCE2 i Prince2. Skalowanie może być wyzwaniem, ale warto podjąć ten wysiłek. Jeśli nie jesteś pewien, jakie oprogramowanie kupić, Binfire może polecić odpowiednie narzędzie dla Twojego projektu.
Niespójność procesów
Posiadanie procesów może pomóc w dostosowaniu zespołów do celów projektu. Może pomóc w utrzymaniu spójnego doświadczenia klienta w całej organizacji. Może również pomóc zminimalizować błędy. Brak procesu może powodować opóźnienia, brak zaangażowania i spadek efektywności. Może również sprawić, że klienci przeskoczą do konkurencji.
Wiele procesów w zarządzaniu projektami ma charakter ad hoc. Może to wynikać z braku struktury, narzędzi lub uprzedzeń poznawczych. Może to być również spowodowane brakiem jasności co do kierunku projektu. To może prowadzić do błędów zbyt często. Może również powodować brak wyników i złą reputację.
Społeczność inżynierów oprogramowania opracowała wiele metod radzenia sobie z niespójnościami. Obejmuje to rozwój dedykowanych systemów oprogramowania, które pomagają usprawnić procesy i wyeliminować błędy. Niespójności mogą również wpływać na rozwój oprogramowania, opóźnienia i utrzymanie systemu. Jednak niespójności mogą również pomóc w identyfikacji aspektów systemu, które wymagają większej analizy. Mogą również pomóc w określeniu alternatywnych sposobów rozwoju systemu.
Jeśli chodzi o niespójność, ważne jest zidentyfikowanie jej źródła. Może to być niejednoznaczny kierunek, brak narzędzi, uprzedzenia poznawcze lub nieodpowiedni plan zarządzania projektem. Może również wskazywać na niedokładne dane dotyczące ryzyka na poziomie przedsiębiorstwa. Może również wskazywać na brak struktury w biznesie, co może powodować, że błędy zdarzają się zbyt często.
Bez procesu firmy będą miały problem z realizacją projektów. Może to również utrudnić utrzymanie się na szczycie kontynuacji. Brak spójności może również powodować opóźnienia, spadek efektywności i dublowanie pracy. Może również utrudniać skuteczną komunikację z innymi zespołami.
