Miron
Wprowadzenie zasad lean w biurze lub dziale może wydawać się trudnym zadaniem, ale zasady lean management są łatwe do wdrożenia. Stosując te proste metody, można stworzyć system operacyjny, który będzie zarówno szczupły, jak i wydajny.
Strukturalne stereotypy szczupłego zarządzania
Posiadanie dobrego wyobrażenia o koncepcji szczupłego zarządzania jest ważne dla zrozumienia, jak można ją wdrożyć w swoim miejscu pracy. Model Lean management polega na zmianie sposobu myślenia z tradycyjnego zarządzania na podejście bardziej oparte na współpracy i współdziałaniu. W tym modelu każdy w organizacji jest odpowiedzialny za wytwarzanie produktów wysokiej jakości. Model ten zachęca pracowników do eksperymentowania i uczenia się w całej organizacji.
Lean management to filozofia zarządzania, która promuje przyrostowe usprawnienia procesu. Zachęca również do wspólnego przywództwa, wspólnej odpowiedzialności i ciągłego doskonalenia.
Model zarządzania Lean jest oparty na systemie produkcyjnym Toyoty. Ten system produkcyjny został zaprojektowany pod koniec lat 40. ubiegłego wieku i poprawił produktywność i efektywność. Opiera się na zasadzie eliminacji marnotrawstwa ze wszystkich aspektów działalności.
Najważniejszym krokiem w metodzie lean management jest ciągłe doskonalenie – słowa te zostały ułożone przez ekspertów serwisu aboutbeauty.pl. Celem ciągłego doskonalenia jest identyfikacja sposobów poprawy procesów pracy i redukcji marnotrawstwa.
Model zarządzania Lean zachęca jednostki do ograniczania pracy w procesie (WIP). WIP odnosi się do liczby elementów pracy w procesie. Ograniczenie WIP pozwoli wyeliminować pełzanie zakresu i inne marnotrawstwa związane z brakiem koncentracji. Ograniczenie WIP pomoże poprawić efektywność i produktywność oraz zwiększyć zdolność organizacji do terminowego dostarczania zadań.
Model zarządzania Lean jest uniwersalną koncepcją zarządzania, którą można zastosować w każdej organizacji. Choć wymaga innej roli niż tradycyjne zarządzanie, może być zastosowany w każdym przedsiębiorstwie. Może pomóc we wzmocnieniu pozycji pracowników, zwiększeniu produktywności, poprawieniu efektywności i stworzeniu bardziej współpracującego środowiska pracy.
Model zarządzania Lean może pomóc Twojej organizacji w zbudowaniu zrównoważonego przedsiębiorstwa. Może pomóc w osiągnięciu małych, przyrostowych zmian w procesach, aby stworzyć produkty i usługi, które klienci będą cenić.
Tworzenie płynnego, przewidywalnego przepływu informacji i materiałów przez proces
Stosowanie praktyk szczupłego zarządzania jest jednym ze sposobów poprawy efektywności i redukcji marnotrawstwa w Twojej organizacji. Kluczem jest stworzenie płynnego, przewidywalnego przepływu informacji i materiałów przez twój proces.
Metoda lean kładzie nacisk na krótsze czasy cyklu i wykonywanie większej ilości pracy szybko. Usuwa również przestarzałe procesy. Ponadto zasady szczupłego zarządzania podkreślają koncentrację na wartości, a nie na marnotrawstwie. Skutkuje to wyższą wydajnością i wyższą jakością doświadczeń klienta.
Tworzenie wartości jest kluczowe dla sukcesu organizacji. Słuchając klientów i optymalizując procesy, zapewniasz, że tworzysz produkt, który spełnia lub przekracza potrzeby klienta. Jesteś również w stanie wyeliminować marnotrawstwo i zaoszczędzić zasoby.
Jednym z pierwszych kroków do wdrożenia lean management jest zmapowanie strumienia wartości. Proces ten jest przydatny w analizowaniu przepływu pracy i identyfikowaniu możliwych wąskich gardeł. Pomaga również w wizualizacji całego procesu i tego, jak każdy krok przyczynia się do osiągnięcia ogólnego celu.
Proces powinien być oparty na potrzebach Twojej organizacji. Powinieneś również wziąć pod uwagę swoje środowisko. Wybór odpowiednich narzędzi jest kluczowy. Nie chcesz stworzyć systemu, który jest zbyt skomplikowany lub nieprzyjazny dla użytkownika.
Powinieneś również rozważyć koszt swojego procesu. Identyfikując wąskie gardła, możesz skrócić czas cyklu i zaoszczędzić zasoby. Możesz również zmniejszyć zużycie energii i zredukować swój ślad węglowy.
Najważniejszą rzeczą do zapamiętania w metodzie lean jest zapewnienie, że twoje procesy spełniają potrzeby klienta. To klient jest tym, który definiuje wartość. Eliminując marnotrawstwo i słuchając swoich klientów, możesz zwiększyć wydajność i zmniejszyć koszty.
Aby stworzyć wartość, Twój zespół musi pracować razem. Powinieneś również upewnić się, że każdy z Twoich zespołów ma jasne zrozumienie tego, jak ich poszczególne zadania przyczyniają się do tworzenia wartości. Kiedy każdy członek zespołu rozumie, jak jego działania tworzą wartość, będzie bardziej skłonny do eliminowania marnotrawstwa.
Zmniejszanie zmienności popytu
Stosowanie szczupłego zarządzania w biurze może zmniejszyć skutki zmienności popytu. Poprawia poziom obsługi i sprzedaży oraz harmonizuje działania operacyjne i marketingowe. Jednak wdrażanie strategii lean nie zawsze jest łatwe. Wymaga dobrego prognozowania i samodyscypliny u kluczowych pracowników.
W celu wdrożenia szczupłego zarządzania należy ocenić cały łańcuch dostaw. Następnie należy skupić się na wynikach długoterminowych, a nie krótkoterminowych. Techniki Lean nie powinny obniżać jakości produktu końcowego.
Wielkość firmy jest jednym z najważniejszych czynników sukcesu wdrożenia lean. Większe firmy mają zwykle więcej zasobów i siły negocjacyjnej. Firma musi zainwestować w szkolenia i rozwój. Należy również posiadać środki finansowe na opłacenie zewnętrznych konsultantów, co może stanowić koszt.
Wiek zakładu wpływa również na poziom oporu pracowników wobec inicjatyw lean. Wyższe kierownictwo powinno również wykazać, że jest zaangażowane w sprawy pracowników.
Kluczowym czynnikiem jest również segregacja płciowa. Kobiety są bardziej zmotywowane przez konkurencyjne kolacje. Może to negatywnie wpłynąć na próby stworzenia mieszanego pod względem płci środowiska pracy. Możliwe jest również, że segregacja płciowa może sprawić, że pracownicy będą odporni na inicjatywy lean.
Jeśli planujesz wdrożyć lean management w biurze, upewnij się, że masz jasny plan komunikacji i pracy. Upewnij się również, że dobrze rozumiesz umiejętności i zdolności swoich pracowników. Pomoże to zapobiec oporowi pracowników wobec inicjatyw lean.
Ponadto, należy budować dobre relacje z dostawcami i utrzymywać optymalne poziomy zapasów. Scentralizowany punkt kontaktowy jest ważny dla utrzymania dobrych relacji z dostawcami. Zaawansowane oprogramowanie PlanetTogether do planowania i harmonogramowania może Ci w tym pomóc.
Wdrażanie systemów ciągnionych
Używanie systemu ciągnionego w biurze jest nie tylko skutecznym sposobem na utrzymanie poziomu zapasów w granicach; pomaga również poprawić przepływ pracy i zwiększyć wydajność. Metoda ta umożliwia Twojemu zespołowi przeciągnięcie kolejnego zadania i dostarczenie go w krótszym czasie.
Systemy pull są również skuteczne w eliminowaniu działań odpadowych w procesie produkcyjnym. Jest to ważne, ponieważ działania związane z marnotrawstwem zwiększają koszty produktu lub usługi. System pull zapobiega również nadmiernemu gromadzeniu zapasów, zapewniając, że Twój zespół dostarcza elementy pracy wtedy, gdy jest na nie zapotrzebowanie.
Kanban jest wizualnym narzędziem zarządzania przepływem procesów, które może pomóc w zarządzaniu systemem pull. Tablice Kanban dzielą przepływ pracy na etapy. Kiedy przepływ pracy przekroczy pewien punkt, tablica przestaje popychać nową pracę.
Metoda Kanban jest szeroko stosowana w wielu branżach. Pierwotnie była stosowana w przemyśle wytwórczym. Znana jest z prostoty zastosowania i zdolności do osiągania wyników.
Tablica kanban to wizualne narzędzie do zarządzania przepływem procesów, które dzieli przepływ pracy na etapy. Kiedy przepływ pracy przekroczy pewien punkt, tablica przestaje popychać nowe prace. Tablica może być również wykorzystywana do zapisywania cennych informacji.
Kolejną ważną cechą systemu pull jest sygnał umożliwiający wymianę materiału produkcyjnego. Kanbany są używane w połączeniu ze skrzynkami heijunka, aby zapewnić, że żadna praca nie jest wykonywana bez celu.
Zdolność systemu pull do realizacji koncepcji „just in time” może być stosowana w pracy z wiedzą, jak również w produkcji. Koncepcja „just in time” jest przeciwieństwem koncepcji „just in case”. Ważne jest, aby zrozumieć różnice między systemami pull i push.
Podtrzymywanie szczupłego zarządzania
Opracowanie zrównoważonego systemu biurowego Lean wymaga systematycznego podejścia do zmian. Podtrzymanie zasad Lean office wymaga wsparcia ze strony kierowników biur i pracowników. Istnieje wiele korzyści wynikających z zarządzania biurem Lean, w tym większa odpowiedzialność, wielofunkcyjne szkolenie pracowników i zmniejszenie wysiłku ludzkiego. Jednak usprawnienia w biurze Lean nie zawsze są w pełni udokumentowane, co może prowadzić do problemów w przypadku zmiany kierowników i pracowników.
Pierwszym krokiem w rozwoju zrównoważonego systemu biurowego Lean jest opracowanie standardowych instrukcji pracy. Jest to kluczowa część podtrzymywania Lean, która blokuje doskonalenie. Bez standardowego zestawu instrukcji roboczych łatwo stracić orientację w postępach.
Kolejnym ważnym krokiem w utrzymaniu zasad Lean w biurze jest ustanowienie kontroli wizualnej. Wizualne miejsca pracy ułatwiają liderom dostrzeżenie, kiedy sprawy idą w złym kierunku, a także mogą stanowić informację zwrotną dla pracowników.
Kolejnym fundamentalnym narzędziem w zasadach Lean Office jest proces 5S. Obejmuje on pięć kroków, które pomagają zorganizować i utrzymać miejsce pracy. Kroki te obejmują decyzję o tym, co należy zrobić, odkładanie rzeczy na miejsce, odkładanie rzeczy na miejsce oraz ustanowienie procedur wykonywania zadań w sposób regularny.
„Fanatyk” 5S może nalegać na wyznaczenie konkretnych miejsc dla każdego przedmiotu. Istnieją jednak proste kontrole wizualne, które mogą poprawić stan pracy, takie jak wywieszanie pomocy w pracy, wywieszanie nowych instrukcji pracy i używanie kodów kolorystycznych do identyfikacji obszarów pracy.
Ostatnim krokiem w rozwoju zrównoważonego biura Lean jest nauczenie innych przestrzegania tych standardów. Oznacza to uczynienie procesu 5S nawykiem i nauczenie innych, aby się go trzymali.
AstraZeneca, wysoce dochodowy producent leków, stanął przed kilkoma wyzwaniami. Zmagała się z niską produktywnością i wahaniami popytu. Stanęli również w obliczu zagrożenia outsourcingiem. Potrzebowali dodatkowego personelu i mieli problemy z realizacją celów produkcyjnych. Mieli również system podziału zysków, który zależał od indywidualnych wyników.
