Miron
Niezależnie od tego, czy dopiero zaczynasz pracę na nowym stanowisku, czy jesteś sekretarką od kilku lat, istnieją pewne wspólne cechy, których możesz szukać u idealnej sekretarki. Należą do nich organizacja, zaradność i umiejętność rozwiązywania problemów.
Umiejętności komputerowe
Posiadanie dobrych umiejętności komputerowych jest niezbędne do bycia idealną sekretarką. Umiejętności te pomogą Ci skutecznie zarządzać czasem i dotrzymywać terminów. Będziesz musiał również wiedzieć, jak dbać o pliki elektroniczne i bazy danych. Będziesz musiał być w stanie sortować, ustalać priorytety i śledzić zaległe pozycje – te słowa pochodzą z serwisu beautyxpress.pl.
Sekretarki muszą być elastyczne i dostosowywać się do zmian. Muszą być w stanie obsługiwać duże ilości informacji, szybko zmieniać się w połowie drogi i komunikować się zarówno z klientami, jak i współpracownikami. Muszą również być w stanie logicznie rozwiązywać problemy.
Menedżerowie zatrudniający zazwyczaj szukają kandydatów, którzy mają zdolność do korzystania z określonego oprogramowania lub sprzętu. Na przykład chcą kandydatów, którzy potrafią korzystać z pakietu Microsoft Office Suite. To oprogramowanie pozwala na tworzenie dokumentów, prezentacji i śledzenie danych.
Inną umiejętnością jest zdolność do korzystania z laptopa. Korzystanie z laptopa pozwoli Ci na robienie notatek, wysyłanie wiadomości e-mail oraz tworzenie prezentacji.
Może być również potrzebna umiejętność korzystania z inteligentnego urządzenia, takiego jak smartfon lub tablet. Urządzenia te stają się coraz bardziej powszechne w miejscu pracy. Być może będziesz musiał korzystać z nich w pracy, np. przy organizowaniu podróży lub obsłudze korespondencji.
Kolejną ważną umiejętnością jest zdolność do samodzielnej pracy. W miarę zdobywania doświadczenia, zaczniesz zajmować się własnymi projektami. W tym czasie będziesz musiał stać się bardziej skuteczny w samodzielnym rozwiązywaniu problemów. Jest to szczególnie ważne wraz ze wzrostem odpowiedzialności.
Posiadanie proaktywnego podejścia poprawi również Twoją organizację pracy. Oznacza to, że będziesz w stanie przewidzieć problemy i zająć się nimi w odpowiednim czasie. Zaoszczędzisz również czas, gdy problemy zostaną wcześnie wychwycone.
Zaradność
Wykorzystywanie okazji to jeden z najważniejszych elementów bycia zaradną asystentką wykonawczą. Możesz otrzymać zadanie zrobienia czegoś nietypowego dla swojego pracodawcy lub podjąć szybką decyzję, gdy szef nie jest dostępny. Niezależnie od sytuacji, bycie zaradnym pozwoli Ci zrobić właściwą rzecz w odpowiednim czasie.
Zaradność nie jest pojęciem trudnym do uchwycenia, ale wymaga trochę praktyki. Na przykład, dobrą strategią zaradności jest utrzymywanie EA w trybie gotowości. Nie oznacza to, że nie możesz poradzić sobie z trudną sytuacją, ale powinieneś spróbować utrzymać się w odpowiednim nastawieniu.
Zasobność to coś więcej niż tylko umiejętność maksymalnego wykorzystania posiadanych zasobów. Obejmuje ona kreatywne myślenie, stosowanie nowych procedur i procesów oraz dostosowywanie się do nowych sytuacji.
Zaradność polega również na rozpoznawaniu najlepszych możliwych sposobów wykonywania pracy i wykorzystywaniu tych informacji do optymalizacji zasobów. Na przykład, jeśli masz do czynienia ze złożonym problemem, najlepszym rozwiązaniem może być reorganizacja przepływu pracy. Dzięki temu będziesz w stanie uwolnić zasoby dla przyszłego rozwoju.
Bycie zaradnym nie musi oznaczać, że będziesz w stanie uratować dzień, ale będziesz lepiej wyposażony, aby rozpoznać i wykorzystać możliwości. Na przykład, możesz być w stanie znaleźć sposób na stworzenie nowego produktu, nawet jeśli rynek jest nasycony.
Umiejętność korzystania z zasobów to umiejętność, którą można zastosować w wielu sytuacjach w pracy lub w życiu osobistym. Mądre korzystanie z zasobów jest kluczową umiejętnością przywódczą dla pokolenia, które wchodzi w wiek XXI.
Organizacja
Zdobycie pracy jako sekretarka może być satysfakcjonujące, ale wymaga wyjątkowych umiejętności komunikacyjnych, zorganizowanego umysłu i chęci do nauki. Jako sekretarka będziesz odpowiedzialna za organizowanie i planowanie spotkań, organizowanie informacji oraz pisanie notatek i listów. Będziesz również odpowiedzialny za dotrzymywanie spotkań i terminów.
Sekretarka jest ważnym członkiem każdego zespołu. Są oczami i uszami organizacji. Dostarczają ważnych informacji na temat wyników firmy i jej przyszłego kierunku. Często są świetnym mentorem dla nowych pracowników. Mogą również pomóc w uczynieniu miejsca pracy bardziej przyjaznym dla użytkownika i bezpiecznym.
Sekretarki mogą podejmować wiele różnych zadań, w tym pomagać kierownictwu w realizacji projektów. Mogą być również zmuszone do opracowywania i wdrażania zasad. Niektóre sekretarki będą również obsługiwać połączenia przychodzące i wychodzące.
Jako sekretarka będziesz musiała nadążać za nowymi technologiami. Możesz zostać poproszony o używanie technicznych systemów archiwizacji lub o szkolenie pracowników w zakresie zasad i procedur. Ponadto, być może będziesz musiał utrzymywać elektroniczną bazę danych swoich plików. Będziesz musiał wiedzieć, jak korzystać z pakietu Microsoft Office i programów Adobe, między innymi.
Sekretarki są często chwalone za zdolność do pracy pod presją oraz umiejętność radzenia sobie z delikatnymi kwestiami. Odgrywają również cenną rolę w ochronie organizacji poprzez przechowywanie ważnych dokumentów.
Zadaniem sekretarki jest utrzymanie płynności działania organizacji. Muszą być w stanie dotrzymywać terminów, rozwiązywać problemy i radzić sobie z rozzłoszczonymi klientami. Mogą również potrzebować podejmować szybkie decyzje, gdy przełożonych nie ma w pobliżu.
Dobra sekretarka nadąża za przychodzącą korespondencją, zapewniając, że wszystkie ważne dokumenty i informacje są zachowane. Nie wyrzucają też żadnych ważnych dokumentów czy informacji. Dbają o to, aby spotkania były dokładne, a protokoły odpowiednio zapisane.
Umiejętności rozwiązywania problemów
Niezależnie od tego, czy jesteś sekretarką, przedstawicielem obsługi klienta czy kierownikiem, umiejętności rozwiązywania problemów są ważną częścią Twojego zestawu umiejętności. Te umiejętności pomogą Ci określić przyczynę problemu, znaleźć rozwiązanie i szybko je wdrożyć.
Najlepsze osoby rozwiązujące problemy przewidują potencjalne przyszłe problemy i wykorzystują swoje umiejętności, aby im zapobiec. Pozwala im to znaleźć rozwiązania, które przynoszą korzyści wszystkim. Możesz zademonstrować swoje umiejętności rozwiązywania problemów, pisząc list motywacyjny, w którym wyjaśnisz wyzwanie, które pracodawca chce rozwiązać.
Praktykowanie scenariuszy w pracy może pomóc w rozwijaniu tych umiejętności. Na przykład, w przypadku obsługi klienta, scenariusz może zawierać pytanie o to, jak poradzić sobie z rozgniewanym klientem. Możesz również zostać zapytany o to, jak obsłużyć zwrot pieniędzy.
Jeśli masz mniejsze doświadczenie w danej dziedzinie, będziesz musiał poświęcić więcej czasu na burzę mózgów, aby znaleźć możliwe rozwiązania. Być może będziesz też musiał eskalować problem do kogoś bardziej doświadczonego. Możesz również wziąć udział w teście umiejętności online, aby ocenić swoje umiejętności rozwiązywania problemów. Testy te są zazwyczaj częścią procesu aplikacji. Można je również zdawać w centrum oceny.
Najlepsze osoby rozwiązujące problemy potrafią zagłębić się w problem i znaleźć jego przyczynę. Potrafią również wykorzystać kreatywne myślenie, aby wymyślić rozwiązania, które przyniosą korzyści wszystkim.
Umiejętności rozwiązywania problemów są niezbędne praktycznie w każdej roli absolwenta. Są one ważne w codziennym podejmowaniu decyzji, a także mogą być wykorzystywane do pomocy w rozwijaniu relacji.
Umiejętności te są ważne dla każdej kariery, ale są szczególnie istotne dla asystentów administracyjnych. Asystenci administracyjni często pracują pod dużą presją i muszą być w stanie myśleć na bieżąco i rozwiązywać problemy w odpowiednim czasie.
Planowanie
Zarządzanie czasem szefa to jedna z kluczowych ról sekretarki. Nie jest niczym niezwykłym, że szef jest uwikłany w codzienne działania swojej firmy. Najmniejsze przeoczenie może mieć duży wpływ na ich dzień do dnia. Poświęcenie czasu na wykonanie kilku szybkich kontroli może sprawić dużą różnicę.
Najważniejszą rzeczą do zapamiętania jest to, że bycie dobrym sekretarzem nie jest jedną sztuczką kucyka. Możesz być przydzielony do wykonywania wielu zadań, ale musisz być przygotowany do podjęcia roli jako gracz zespołowy. Możesz być wezwany do szkolenia pracowników na temat zasad i procedur, lub mentor nowych pracowników. Umiejętność radzenia sobie z gniewem klientów jest również koniecznością.
Najbardziej skuteczna sekretarka jest w stanie skutecznie obsługiwać delikatne sprawy, a jednocześnie dostarczać wyniki w odpowiednim czasie. Jest to szczególnie istotne w przypadku kontaktów z wymagającymi klientami. Na przykład, jeśli jesteś odpowiedzialny za organizację lotów w ostatniej chwili dla swojego szefa, ważne jest, aby upewnić się, że bilety lotnicze są gotowe do odbioru.
Możesz zostać poproszony o stworzenie nowej polityki dla firmy. Najbardziej skuteczna sekretarka potrafi poradzić sobie ze znalezieniem odpowiednich informacji dla szerokiego grona osób, a jednocześnie upewnić się, że najważniejsze informacje nie zostaną utracone w tłumaczeniu. Małe przeoczenie może mieć duży wpływ na firmę. To nie jest coś, na co można sobie pozwolić, aby to przegapić.
Najlepsze sekretarki są w stanie przewidzieć, czego ich szef będzie prawdopodobnie potrzebował w przyszłości. To pomoże im zaplanować idealny harmonogram. Najskuteczniejsza sekretarka jest również w stanie określić, które zadania można zlecić na zewnątrz, które najlepiej pozostawić zaufanemu koledze, a które można wykonać wewnętrznie.
